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2007.11.26

展示会・セミナー【アフターフォロー】

展示会のお礼メール。たくさんの配信停止が来る理由は?

展示会出展後、すぐにでも出したいお礼メール。せっかく集めた名刺なのに、たくさんの配信停止依頼がきてしまったらもったいない・・・。

こんなケースありませんか?
展示会来場のお礼メールを送ったら、30%以上が使えないデータに。

展示会で一生懸命集めた名刺やアンケート。1日でも早くお礼メールを出すために納期重視で、入力業者にデジタル化の委託をしました。

ところが、データの精度が悪く、20%もメールアドレスの誤入力のためメール不達となって戻ってきてしまいました。更に10%の方から配信停止の依頼が来る始末。3日間かけて集めた3,000枚の名刺が、結局2,000件にまで減ってしまったのです。

メール不達となった20%の名刺は、再度入力業者に渡し、ベリファイ入力(2人の人間が同じデータを入力し、そのデータを付け合せ、整合性を確認する入力方式)をしてもらいました。最終的にはコストも増えてしまい、お礼メールからの問合せもなく、上司にも営業にも不評です。
上司から、今後の展示会出展の見合わせを検討するように言われてしまいました。

プロならこう解決する

展示会出展後は、お礼メールの嵐。時期をずらして、有効な情報をフォローメールとして配信しましょう。

最近、多くの企業が、「展示会後のお礼メールは3日以内に出すこと」、などのポリシーを持って展示会のお礼メールを配信することに躍起になっています。
しかし、大きな展示会で数々のブースを回った方は、展示会後、1週間で何通ものお礼メールを受け取ることになります。同時期に送られてくる、多くのこの『ご来場ありがとうございました』のメールはほとんど見られることなく、ゴミ箱行きとなることの方が多いでしょう。さらに運が悪ければ、配信停止となって、2度とコミュニケーションをとれなくなってしまいます。

しかし、よく考えてみてください。展示会後に『お礼』のメールを送らなかったからといって、「失礼だ!」といって怒る人はほとんどいません。展示会後のお礼メールは、『お礼』の要素はさわり程度にして、自社の製品やサービスの紹介、また会場でどんな課題が聞かれたかなど、ターゲットにとって、有益な情報を盛り込んだフォローメールを、各社お礼メールが落ち着いた頃を見計らって、配信するほうが効果的でしょう。

また配信を早めるために、急いで名刺をデータ化する際に気をつけなければいけないのが、データの精度です。
コストが低いからといって、シングル入力(1回の入力と目視によるチェックを行う入力方式)にした場合、確かに納期は早いのですが、データの不良率が高くなる可能性があります。メールアドレスは特に入力ミスが発生しやすいので、この部分で不良率が高いとコミュニケーションに使えないデータとなってしまいます。
また、OCRなどの名刺読み取り機を使った場合も、100%のデータというのはかなり少ないでしょう。
今回のケースのように、再度入力するとなると、結局別途コストが発生してしまいます。データ化を委託する企業はコストではなく、データの精度で選択しましょう。

一般的な企業の展示会でのCPLは、約10,000〜12,000円と言われています。それだけの費用をかけて集めた名刺やアンケートが、お礼メールを送るタイミングや内容次第で、3分の1も消えてしまうのです。せっかく多くの労力やコストをかけて出展するのですから、単なる『お礼メール』ではなく、有効なコミュニケーションを設計し、展示会がきちんと営業活動に貢献できるような有効なフォローをすることで、展示会予算削減なんていうことはなくなることでしょう。

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