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2008.06.20

展示会・セミナー【セミナー受付管理】

忙しすぎるセミナー担当者は開催のたびに事故の危機!

セミナー運営のリソースが足りず、煩雑な作業に追われるうちにミスを連発。どうしたらミスのないスムーズなオペレーションが実現できる?

こんなケースありませんか?
定期的に開催される自社セミナー。マンパワーの限界でミスを連発

大手サービス業K社は、マーケティング活動の主軸として、定期的に自社セミナーやパートナーとの共催セミナーなどを精力的に行っています。担当者の業務範囲はセミナーの企画から当日のオペレーション、セミナー後に営業へ渡すフォローリストの作成までとなります。

K社では、セミナーの申し込みをFAXやE-Mail、また営業経由で受け付けており、それを担当者がエクセルにまとめ、日々更新をしています。そんな中、繁忙期が近づき、セミナー開催の頻度が月2回だったものが、4回に増えました。

めまぐるしく且つ煩雑なセミナー準備に追われるあまり、あるセミナーの申し込み者を別のセミナーリストに入れてしまったり、キャンセルをリストに反映し忘れたために、担当営業が会場にやってきて手持ち無沙汰になってしまうなど、作業に漏れやミスが目立つようになりました。
さらには、ミスの後始末のために次のセミナー準備作業まで手が回らなくなってきてしまいました。

営業やパートナーからは「営業の足を引っ張るな。もっとオペレーションを改善しろ」と厳しいクレームが入る始末。しかしK社ではこれ以上のリソースをセミナーに割くことができません。かといって、セミナーはマーケティングの主軸。リソースがないからといって、開催回数を減らすことなど、到底許されません。
ミスなくセミナーをハンドリングする方法に改善の余地はないのでしょうか?

プロならこう解決する

セミナーの企画からイベント後のフォローまでに担当者が行う作業として、主に下記が挙げられます。

  • セミナーの企画、会場探し

  • 講演者への依頼・調整

  • セミナー資料の作成依頼と回収(場合によっては作成も)

  • セミナー集客(Webやメール原稿の作成)

  • 受講票の送付や競合などターゲットとならない企業への参加お断りの対応

  • 日々のお問い合わせやキャンセルなどの対応

  • 当日の会場セッティングや運営

  • 来場者管理、アンケート集計

  • 営業フォローリスト作成 etc.

このように1回セミナーを開催するだけで、これだけ多くの業務が伴ってきます。業務を分担できるリソースがあればオペレーションもスムーズに進むかもしれませんが、業務が分散化すると今度は、穴を開けず業務を遂行するための新たな業務が発生します。

セミナーの集客が開始されると、担当者はそのリソースの多くを集客にかけざるを得なくなります。セミナーの参加者が定員に達しなければ、セミナー開催の意味がなくなってしまうからです。リソースを確保するために代理店を使うのも手ですが、よほどの規模のセミナーでなければ、発生する費用負担が問題となり、費用対効果を明確に示せなければ、上層部の許可を得ることは難しいでしょう。

例えばK社のように申し込みをFAX、E-Mail、営業から受け付けて参加者リストを作成している場合、人手を介しての加工作業が必須となり、これをしている限り、漏れやミスを避けることは難しいでしょう。

最近ではセミナー受付に手軽なASPサービスを利用している企業もよく見かけますが、ASPの場合、設定を自社で行わなければならなかったり、自社の仕様に細かく合わせられないなど、意外と面倒なことが多いのも事実です。設定を自社で行うとなると、ここでもミスが発生する原因となります。

また、セミナー受付システムとメール配信システムが別々の場合は、受付システムからデータをダウンロードしてから、メール配信システムにインポートし直し、受講票やお礼メールを配信するなどの作業が発生します。
システムからシステムへと人手を介するので、ここでもミスにつながる可能性が出てきます。

セミナー受付のサービスを利用する場合、セミナー受付とメール配信は一緒にできるシステムを利用することをお薦めします。申し込み者のデータをそのまま利用して、受講票やお礼メールの配信ができれば、データのやり取りをする必要がなくなるので手間とミスを両方減らすことができます。
さらにASPのように自社で設定を行わなければならないサービスではなく、設定をシステムに詳しいプロに任せられる設定代行サービスを利用することで、セミナーに伴う作業時間を減らすことが可能となります。

セミナーに関わる作業の負担を減らすためには、一番煩雑で手間の掛かる申し込み者データの管理をできるだけ効率化し、スムーズなオペレーションを実現することで、回数が増えても同じクオリティのセミナーを開催することができるのです。

今まで作業にとられていた時間をセミナーの企画や集客プラン、アフターフォローのために使うことができれば、セミナーの営業貢献度も上がります。企業のセミナー担当者は、その目的と果たすべきミッションを達成することを忘れずに、ミスのないことが前提のセミナー運営を実現しなければなりません。

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