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2006.11.27

データ管理【リスト作成】

アウトバウンドのリストは、メディアに合わせて作りましょう!

アウトバウンドに使用するリストの作り方を間違っていませんか?そのリストを使ってクレームになる前に・・・。

こんなケースありませんか?
ダイレクトメール(郵送)や年賀状、郵送用の宛先リストはどう作る?!

F社のマーケティング部門は、普段イベント集客などでダイレクトメールの郵送をしているため、今年から年賀状の郵送も任されることになりました。各部門から郵送希望リストを提出してもらい、リストを作成します。ダイレクトメールの郵送や以前行った社長就任の挨拶状の発送などと同様に、慎重に重複チェックを行い、郵送リストを完成させました。

ところが、郵送リストをフィードバックした直後、各部門から「依頼した件数より少なくなっている!」とのクレームが続出しました。
年賀状は各担当の名前を印字して出すため、重複しているからといって削除してはいけないものだったのです。

プロならこう解決する!
使用する目的、メディアに合わせたリスト作成を!

リスト重複により一人に対して何通もダイレクトメールが送られてしまう。
その結果、クレームになった経験をした方は特に、リストの重複に関して敏感になっているようです。しかし、単純に重複を省けばいいというものではありません。

「何を伝えるか」「どのメディアを使用するか」でチェックポイントは違ってきます。弊社で注意している点は以下の通りです。

重複チェックポイント
  • 年賀状・挨拶状
    会社名・氏名・住所
    差出人が企業名のみや会社代表者等1名の場合は、全体のリストから会社名・氏名による重複チェックを行いますが、各担当の場合は、担当リストごとにチェックします。

  • メール配信
    メールアドレス(同じメールアドレスに何通も送られるのを防ぐ)
    但し宛名を差し込む場合は、複数人でメールアドレスを共有している場合があるため、メールアドレス+氏名によるチェックをします。

  • ダイレクトメールの郵送
    会社名・氏名・住所(同じ宛先に何通も送られるのを防ぐ)

  • FAX配信
    会社名・氏名・FAX番号(同じ宛先に何通も送られるのを防ぐ)
    宛名を差し込む場合でも、1台のFAX機に何枚ものFAXが送られるとクレームになりやすいので、ひとつのFAX番号に何枚までと決めておくとよいでしょう。

どのようなケースでも送付先を複数名からデータで提出してもらう場合には、いろいろな入力形式で出されることが多いので、ひとつのリストにまとめるだけでも大変です。住所の入力も都道府県を分ける人、ビル名を分ける人、すべてひとつのセルに入れている人など様々です。

毎回同様の作業を行うのは非常に労力を使うため、弊社ではアウトバウンドに使用するデータは共有のデータベースで管理することをお薦めしています。

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