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2008.01.25

データ管理【データ管理】

メール配信ASPを使い続けるために、そろそろAccessの習得を考えています。

メール配信対象リストが増えるのはうれしいけれど、対象リストの管理が日々複雑かつ大変になる一方。そこから抜け出す良い方法は・・・?

こんなケースありませんか?
メール配信のためのデータを管理するために、ExcelやAccessを駆使する日々・・・。

D社では、1年前にCRMを導入しました。営業部門から導入し、今ではマーケティング部門も活用しています。
マーケティング部門では、マーケティングコミュニケーションのためにCRMの中に入っているデータを利用しています。しかしD社の導入したCRMでは、一度に300人にしかメールが送れないため、CRMとは別に、メール配信ASPを利用しています。

データ管理はCRM、メール配信はASPと使い分けています。そのため、月1回のメールマガジンを配信する際は、まずCRMに新規のデータを登録し、配信対象のデータを抽出して、配信リストを作成します。
また、配信停止や変更などの情報は、ASP側に戻ってくるので、配信前には必ずCRMをメンテナンスする必要があります。

月数回とは言え、約20,000件のメンテナンスは、担当者にとって非常に負担となっていました。また、最近では、営業からの要望でプロダクトごとに月2回ほどキャンペーンを実施しているため、メール配信の回数が、月3回と増えてきています。

リスト作成の依頼も、イベント情報や業種などの情報を絡めて作成して欲しいとの要望があり、担当者のほとんどの時間をメール配信リストの作成とメンテナンスに費やすことになってきてしまいました。
作業時間を少しでも短縮するため、担当者はAccessの勉強を始めました。

プロならこう解決する

D社のように、CRMを導入し、顧客データ、見込み客データをCRMで一元管理しそのデータをマーケティングに利用している企業は、かなり多いようです。
マーケティング担当者は、メール配信に限らず、ターゲットリストを作成する際には、CRMの中では欲しい形でリストを作ることができず、一度、CRMから取り出したリストを、ExcelやAccessを駆使して、欲しいリストの形を作成するという作業を行なっています。

メール配信ASPとCRMを併用して、CRMから取り出したリストをメール配信ASPに入れてメール配信し、配信した結果をまたCRMに戻すという作業の繰り返しでは、1回の作業が煩雑になるだけでなく、マーケティング活動のスピードに作業が追いつかない状況になってしまいます。

CRMだけでなく、データベースやシステムには、それぞれが得意とする利用方法と、利用目的があります。CRMもメール配信ASPもすばらしい仕組みです。しかし、併用する際には、その間にある「データの加工」「メンテナンス作業」を置き去りに運用を始めると、とてつもない作業量と大きな事故につながってしまいます。
データは加工する際に一番ミスが発生しやすく、些細なミスが大きなトラブルに繋がってしまうのです。

D社のような運用では、マーケティング担当者のExcelやAccessのスキルにすべてを委ねざるを得ません。担当が替わったら、二度と同じことができないということにもなりかねません。
まずは、ExcelやAccessを習得するよりも、運用方法や管理方法を再検討することをお勧めします。

一部の企業では、データ加工時のミスを防ぎ効率的に運用していくために、マーケティングのための専用データベースを新たに用意しています。
CRMは顧客管理、メール配信ASPはメール配信とそれぞれ目的に特化していますので、マーケティングにおける全般的なコミュニケーションとその管理は必ずしも得意とはいえません。

企業が行うマーケティング活動を包括的に見たときに、どんな情報を管理すべきか?それは今持っている仕組みで管理可能か?管理をする場合は、それを管理できるスキルのある担当者がいるかどうか?という視点で仕組みを作ってはいかがでしょうか?もし、社内で運用ができないという場合は、アウトソースという選択肢もあります。

また、運用を検討する際には、『本来マーケティング部門が出さなければならない結果』にかなっているかどうかという本来の目的を忘れずに、最良の選択をしてみてください。

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