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2010.04.21

データ管理【データ管理】

データ統合成功のカギは、目的別管理

社内でバラバラに管理されている個人情報データ。すべてを統合管理することはできるのでしょうか?

こんなケースありませんか?

取り扱い製品ごとに事業部を設置しているメーカーB社。それぞれの事業部に販促チームがあり、個別にセミナー開催やイベント出展を行っています。今まで殆ど他事業部との連携はなく、各々が持つターゲットリストを使ってメール配信やテレマーケティングなどのマーケティング活動を行っていました。

しかし事業部によって、ターゲットリストの管理レベルがまちまちだったため、昨今のデータ漏洩事故への対策として、経営陣から各事業部の個人情報データを統合し、安全に管理するよう指示が出ました。
プロジェクトメンバーは、それぞれの事業部・管理部門・システム部門と多岐にわたって選出されました。

いざプロジェクトが開始すると、各事業部のそれぞれの管理方法がバラバラなために意見は衝突し、統合どころではありません。
販促のデータだけでもまとまらないのに、システム部門からは顧客データや購買データを含むすべてを統合すべきといった意見までも出始め、プロジェクトは完全に立ち行かなくなってきました。

プロならこう解決する!

日本企業にとって、個人情報の安全な管理は非常に重要な課題です。しかし、企業カルチャー、職位などそれぞれの立場によって、未だその重要性の理解度にばらつきがあることも否めません。

今回のケースのように、販促関連の個人情報のデータベースを統合する動きは、実は何年も前から取り組んでいる企業が多いのです。しかし各々が独立した動きをしている事業部を取りまとめるのは大きな労力がかかります。

営業は、自分が保有している名刺情報が個人の持ち物だと認識していることも多く、その所有物に対して、勝手に何かされるのではないかと不安に感じてしまうことがあるようです。自分たちの取引先と他部署の取引先は全然違う、と考えている場合、共有することを拒むこともあるでしょう。

昨今、企業が個人情報を統合管理したい理由は、B社のような個人情報保護の観点からだけではありません。すべての営業保有のデータを統合管理し有効活用することで、営業的課題を解決するという動きも加速しているのです。

B社の場合は、各事業部で保有するデータ管理レベルを統合することが目的ですから、まずは販促用のデータを統合管理し、個人情報保護法に適した管理を実現するとともに、社内での個人情報の運用ルールを決めることが大切でしょう。

その運用ルールを策定する際に気をつけなければならないことは、あまりにも厳しいルールを強いてはいけない、ということです。個人情報保護法を正しく理解した上で運用ルールを作らないと、思わぬところでマーケティング活動に制限がかかってしまい、結局使えないということになりかねません。

また、もし販売管理データに個人情報があり、マーケティング活動に活用できるのであれば、マーケティングデータとして、一緒に統合管理することができます。しかし、販売管理データとマーケティングデータを同じデータベースで管理することは難しいでしょう。これは、管理するものと、管理する目的に相違があるからです。

一元管理したことで、本来の目的である、マーケティング活動に支障がでてしまっては元も子もありません。安全な管理と、法令を遵守しながら実現可能な運用ルールを策定することが問題解決の鍵となります。

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