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2006.01.17

メール配信【不達・配信拒否の処理】

このメールアドレスはまだ生きている?大量の宛先不明アドレス!待ったなしの配信停止処理!

配信後のメールアドレス管理、できていますか?

こんなケースありませんか?
配信後のメールアドレス管理、できていますか?

月に2度、イベントや製品案内、コラムなどのメールマガジンを配信している大手メーカー販売会社のA社。過去に開催した展示会やイベントで集めた名刺など、約30,000件の顧客情報をデータベースで管理し、自社内で配信を行ってきました。

配信後、メール配信停止の依頼は毎回数十件以上届き、宛先不明などのエラーメールも大量に戻ってきます。担当者は日々の業務の合間をぬいながら、どうにか配信停止処理を行っていましたが、イベント開催時期には忙しくて手が回りません。

あるとき、とうとうクレームが発生してしまいました。

「配信停止してから2ヶ月たつのにメールがくる!」

「データを消去してといったのに!」。

誰もが個人情報保護法に敏感になっている今、企業のイメージ低下やブランドに傷がつきかねない事態です。

また、配信件数の割にクリック数が低いしホームページのアクセス率もあがっていない、営業成績への貢献もないようだ、と指摘され、今回クレームも発生してしまったこともあり、メールマガジンの効果に疑問が持たれ始めました。

プロならこう解決する!
配信停止依頼への迅速な対応、必ず顧客まで届く生きたデータベース管理を!

メールやDMなどでアプローチした顧客からの配信停止依頼や個人情報の削除依頼に対する迅速な対応は、昨今常識となっています。ただし、実際にはメールマガジン発行をいくつもの業務の中の一つとして兼任している方が多く、配信後の対応を「安定」して「確実」かつ「迅速」に行うということが、状況的に難しい場合が多くを占めます。

A社の場合も、担当者が繁忙期に入り、配信停止処理の対応が遅れたことが、クレームの原因となりました。また、大量に戻ってくるエラーメールの処理を放置していたので、正確な配信件数は不明のまま、メールマガジンの効果測定もできていません。

弊社データベース管理システムには担当オペレーターがつきますので、配信後の定期的なエラーメールの処理や、迅速な配信停止処理を、取りこぼすことなく、確実に行います。

これにより、A社の持つ約30,000件の顧客データの内、半分の約15,000件が、宛先不明アドレスなど、現在使われていないアドレスであるということがわかりました。つまり、残り約15,000件は、「コンタクトできる」アドレスということが判明したのです。

A社では、その「コンタクトできる」アドレスへと、クレームもなくメールマガジンを配信することにより、正確な効果測定はもちろん、営業へのフィードバックも行えるようになりました。

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