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2010.05.26

メール配信【セミナー集客】

セミナー集客を始めるのに最適なタイミング

うまくいかないセミナー集客。いつから始めれば、集客目標をクリアできるのか・・・。

こんなケースありませんか?

ソフトウェアメーカーL社では、年に4回セミナーを実施しています。しかし毎回集客がうまくいかず、50名のセミナーで20名程度しか集めることができません。そのため残り半分を営業やパートナーに何とか呼んでもらったり、時には半分以上「サクラ」に参加させたりして、何とか形にしている状況です。

大体2週間前にメールを配信し、セミナーの告知を行っていたのですが、集客開始のタイミングが悪いのではと言われ始めました。他の企業では1ヶ月前からの告知が多いようですが、L社と同じく2週間程度前の告知を行っている企業もあります。

セミナー集客を始めるには、一体いつが最適なタイミングなのかよくわかりません。担当者は、今期こそ効率よく集客して営業に迷惑をかけないようにしたいと考えています。

プロならこう解決する

BtoBでのセミナー集客は、集客を掛けるタイミングはもちろん重要です。たいていの場合はビジネスタイムに開催されるため、セミナー参加となればほぼ半日を使うことになります。参加したいセミナーがあっても1週間前では上司の許可が下りなかったり、既に別の予定が入ってしまっていたりとスケジュールの調整がつかないこともが多いことでしょう。そのため、1〜2ヶ月前からセミナーの集客を行っている企業が多いのです。

集客スケジュールを立てる前に考えなければならないのは集客プランです。
どんなメディアを使って何人集めるのかを先にプランしなければ、目標数を集めることはできません。まずは、セミナー集客の詳細シミュレーションを行いましょう。
このシミュレーションは、集客したい対象の階層(Cクラスなのか担当レベルなのか)や集客に使うメディアごとで変わってきます。

例えば、多くの企業が行っているE-Mailによるハウスリスト(企業が保有しているターゲットリスト)への告知の場合、1回のE-Mail配信で何件の申し込みが見込めるかをシミュレーションします。

E-Mailのクリック率が5%、セミナー告知Webからの申し込み率が15%の企業の場合、ターゲット10,000件に告知すれば、500人が反応し、75名がセミナーに申し込むことが想定できますから、当日の歩留まりを考えても50名のセミナー会場を1本のメールで満席にすることができます。よってこの企業はこの1本の集客メールを最適なタイミングで配信すればよいのです。

しかし、告知対象のリストが5,000件程度しかない場合は、同じクリック率、申し込み率でも1本のメールで集客できる対象は35名程度ですから、より綿密なシミュレーションが必要となります。

DM、FAX、テレマーケティングと使うメディアによってリードタイムが異なりますから集客のタイミングもそれぞれ変わってきます。また、このような場合は常にプランBを持っておく必要があり、プラン通りに行かなかった場合にプランBを実行できるだけのスケジュールを前もって確保しておかなければ、目標達成は難しくなります。

セミナー集客がうまくいかない要因は、単に告知のタイミングだけではありません。
まずは、詳細な集客シミュレーションからプランを立てること、そして、1つでも数値が狂ったら即座にプランBを実行すること、そこで目標の集客ができるかどうかが決まります。

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