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2014.01.20

メール配信【メール配信】

せっかく配信したのに、メールが届かない!

メールマガジンを配信したら、届かないメールアドレスが大量に・・・。対応策は?

こんなケースありませんか?

営業活動の一環として、新たにメールマガジンの定期配信をスタートすることにした機械メーカーS社。そのために、過去に展示会で収集した名刺や社内で営業が保有している名刺を集めて、約20,000件の配信リストを作成しました。そして、製品情報や導入事例、技術情報などの内容を盛り込んだメールマガジンを配信しました。

すると、約4,000件ものメールアドレスが宛先不明などの理由で戻ってきてしまったのです。

苦労して名刺を集め、コストをかけて名刺入力をし、こだわったコンテンツを制作したにもかかわらず、届かないメールアドレスが20%も発生してしまった…。そのことに、担当者は相当なショックを受けました。また、このままでは配信リストがどんどん減っていってしまうのではないかという不安も募ります。

プロならこう解決する

まずは、メール不達となったデータの分布を確認してみましょう。不達率の高いソースは、いつ取得した何のデータなのかを確かめます。それが、たとえば直近で出展した展示会で集めた名刺など、とくに最近のデータであれば、まずデータの入力精度を疑ってみてください。

不達の多いデータは、どのような入力方法だったでしょうか?
営業それぞれが直接入力した場合、営業担当のみでの確認となり、誤入力があってもなかなか気づきにくいでしょう。また、OCRなどの名刺読み取り機という手段もありますが、こちらも100%正確なデータというのはかなり少ないものです。
それ以外に、外部業者に入力を依頼するという方法もありますが、その場合は入力方式をベリファイ入力(2人の人間が同じデータを入力し、そのデータを付け合せ、整合性を確認する方式)とすることを推奨します。コストを抑えて、早く名刺をデータ化するために、入力方式をシングル入力(1回の入力と目視によるチェックを行う方式)を選択することもあると思いますが、データの不良率が高くなる可能性があります。メールアドレスは、企業名や名前に比べて入力ミスが発生しやすい情報です。しかし、ここが間違っているとメールマガジン配信には使えないデータとなってしまいますので、データの入力精度を十分に考慮することが大切です。

一方、データの入力精度が原因ではない場合、「データの古さ」にメール不達の原因があることがあります。

社内で収集した名刺の中には、10年以上前に営業が交換した名刺など、取得日がかなり古いものもあるでしょう。古い名刺の場合、退職や企業合併などさまざまな事情によりメールアドレスが使えなくなっていることも多いのです。そのため、初回の配信時には不達件数が多くなることもありますが、定期的にメール配信とデータのメンテナンスを行うことで不達件数は減衰していきます。ただ、転退職者などはつねに発生するため、メール不達はゼロにはならないものです。このように保有データは少しずつ減衰していくため、定期的に新規データを収集することが大切です。

ただ、古い名刺だからといって、配信リストとして登録をしない、というのはおすすめしません。なぜなら、たとえば10年前に名刺交換した相手は、部署異動などをしている可能性は高いですが、メールアドレスは変わらないことも多いからです。しかも、10年前から同じ企業にいる方は、昇進している可能性も高いもの。大きなビジネスチャンスにつながるメールアドレスかもしれませんので、まずはデータ登録し、メール配信を実施する価値はあるでしょう。

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