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2007.05.07

マーケター日記【初心者向け】

もう失敗しない!1から始めるセミナー段取り術

初めてセミナー会場を探すことになりWebで探して決めようとしたら、先輩からストップが。そこに足りなかった5つの視点とは!?

自社セミナーを開催することになり、運営メンバーに選ばれたY。
まずは、セミナーをどういった内容にするか大枠を企画することにした。

今回は製品紹介を交えたソリューションセミナーで、定員数は80名に決まった。
次は会場探しだ!これまでは先輩が会場を選定していたが、今回初めて自分が選定することになった。

先輩が今まで利用したことのある会場のリストを借り、予約開始!しかしリストに載っている会場は、既に予約で埋まっていた。こうなったらWebで会場を探してみよう。

Webで探してみると、先輩が薦めてくれた場所以外にもいくつか会場が見つかった。
しかも先輩に教えてもらった会場よりも、料金が安い所を発見!すぐに電話を掛け、仮予約完了!これで会場が決まった。会場レイアウトも届いたことだし、早速先輩に報告だ!予定よりも安くなったし、きっと褒めてもらえるだろう。

先輩に報告したところ・・
「どうしてここを選んだの?」と聞かれた。何だか少し曇った顔をしている。

「Webで確認したら、部屋は先輩に薦められた所と同じくらい綺麗だったし、すごく安かったからここにしました。」

「会場の見学には行った?」

「いえ・・まだ行っていません。」

「Webで部屋の雰囲気が良かったとしても、実際に会場に行ってみないとわからないこともあるから、一度見学に行きましょう。」

そこで先輩と会場の見学に行ってみると、Webでは駅から徒歩7分と書いてある道のりでも、わかりにくい道だったので、迷いながら15分近く歩いてしまった。さらに会場に着いて実際に使う会議室に案内してもらうと、フロントから結構距離がある。そして会議室に着いてみると、入り口は1つだけ。試しに定員の80席を準備してみたら、とても窮屈な感じがする。これでは着席後、隣同士がぶつかってしまいそうだ。入り口から席までの通路も狭くて通りづらい。人が座っている間を通るとすると、なおさらだ。しかもレイアウトと違って部屋の中は圧迫感があり、少々居心地が悪い・・・。

そんなことを思っていた矢先、
「フロントが遠いから、当日何かあった時大変そうだわ。入り口も1つだし、通路も狭いからセミナー当日の受付やアテンドは大変ね。」と先輩に指摘されてしまった。

「机もあの配置だとかなり圧迫感がありますよね。どうしましょう?」と先輩に質問してみる。

「配置を変えても圧迫感は変わらないから、定員数を減らすしかないわね。」そうか・・と納得。でもせっかくのセミナーなので、出来れば多くの方に来ていただきたかった。

また、会場利用についての説明を聞いてみると、料金が安かったのは会議室の使用料のみで、室内にあったプロジェクターやスクリーン等のAV機器や外に出す案内板まで、全てオプションだった。そして詳細を見積もりしてもらうと、先輩に紹介された会議室よりも料金が高いことが判明!そんなまさか!

「会場を選ぶ時は予算や会場の雰囲気はもちろん大事だけど、Webで見ただけではわからないことって多いから、初めて使う会場は一度見学に行ってから決めた方がいいわよ。見学する時に注意するポイントは、会場の中はもちろん、トイレや喫煙所の場所が会議室から近いか等、お客様目線で見ないとね。」

なるほど・・会場選びは講演者や企画目線ではなく、お客様目線で見ないとだめなのか。会場選びがこんなに大変だったとは。でも、今から別の会場を探す時間はない。今回、レイアウトだけで部屋のイメージは伝わらないことを痛感した。会場までの道のりも、見学に来なければわからなかった。当日はスタッフを増員して、会場までの道のりに案内役として立ってもらわないといけない。見積もり金額だってそうだ。会議室の使用料の中に、まさかプロジェクターやスクリーンの金額が入っていないことがあるなんて知らなかった。早いところ社内から持って行ける物を調べて、予算内に納めなければ。

「人・もの・金・情報、そしてお客様の目線で考えること」先輩から大切だと散々聞いてきたけど、セミナー準備の時にも考えさせられるなんて、思ってもみなかった。まだまだ勉強が足りないなぁ。急いで戻って、企画も練らなければ。

Yのセミナー準備は、これからが本番となりそうだ・・。