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2007.07.27

マーケター日記【初心者向け】

セミナー当日のハプニングを最小限に減らすオペレーション

準備万端なつもりでも、セミナーの当日はいろいろなことが起こるもの。だからこそ冷静に対処しましょう。

さて、今回はとうとうセミナー当日!新人Yは、慣れない準備の日々に大変な事もあったが、先輩の指導もあり、何とか無事にこの日を迎えることができた。事前にオペレーションのスタッフとも打ち合わせをして、きちんと役割分担もしている。Yは全体の状況を把握して、不備がないかチェックする担当となった。

会場に入り、再度オペレーションスタッフと役割を確認。配布資料の準備やマイクなどの機材の確認も完璧!もう一度受付開始前に、最寄駅から会場までの案内係に連絡をとり、きちんと指定の場所にいることも確認した。今回は我ながらよくできている。

いよいよ受付が始まった。受付係のオペレーションも最初の10分ほどは、問題なくできていたが、急に立て続けにお客様がやってきて、受付前に列ができてしまった。あまりお客様を待たせるのもよくない。Yは慌てて受付のヘルプに入った。一段落したけれど、まだお客様もくるだろうと、今日は受付のヘルプをすることにした。

そうこうしているうちに講演開始の10分前。でも思ったほど客足が伸びていない。やっぱり場所がわかりづらかったのかもしれない・・・。そこへ先輩がやってきた。

「ちょっと歩留まりが悪そうね。今回はリマインドメールを出してなかったよね?」

そういえば受講票を送るときに、前日にリマインドメールを出すよう言われていたんだった!

「すみません、出していません。」今回は完璧だと思っていたのに・・・。

「集客期間が長い場合は、特にリマインドメールが重要ね。申込から時間がたっているから、忘れてしまっている人もいるはずだし。あと、リマインドメールを出すことによって、都合が悪くなった人から欠席の連絡をもらえることもあるから、もし欠席の連絡が多いようであれば、当日机のレイアウトを変更して、空席感を減らすこともできるでしょう?今回みたいにわかりづらい場所の場合は、駅からのルートを詳しく記載したりできるしね。」

そうか、リマインドメールってそんな使い方もできるんだ。

「当日は、何が起こるかわからないから、臨機応変に対応しないとね。ほら、まだ迷っているお客様がいるかもしれないから、会場までの案内係には、講演開始20分後くらいまでは立っていてもらうように指示して。」

先輩に言われて、慌てて電話で指示をしていたら、また受付が混み始めた。急いでヘルプに入り、その後はアテンド!と会場の中に入ってみたら、また先輩に怒られてしまった。

「バタバタしないの!落ち着いて!」

いろいろ考えていたら、気持ちばかり焦ってしまった・・・。もう少し冷静に全体を見なくては!

そしてようやく講演開始。少しほっとしていたら、開始から5分以上経過してから、5名近くのお客様がいらっしゃった。やっぱり会場がわかりづらかったんだ。空いている席へ誘導しようとしたら、空いているのは最前列の講師の目の前か3人席の真ん中ばかり。しまった!真ん中の席だと他のお客様にも迷惑がかかる・・・。しかたなく、すでに聴講されているお客様に椅子をひいてもらって、間の席にアテンドした。すでに着席しているお客様の視線が痛かった。会場が狭いためにいつも以上に窮屈に見える。もっと受付中のアテンドに注意するべきだった・・・。

第一部の講演が終わり、休憩時間になった。

女性のお客様から
「ちょっと空調が効きすぎていて、寒いんですが・・・。」

しまった!空調のことを確認していなかった!急いで会場のスタッフの方に確認しにいき、ついでにひざ掛けも借りてきた。他に寒そうにしている方にもお渡ししている間に休憩時間が終わってしまった。

セミナー終了後の質疑応答は活発に意見が出て、なかなか好感触。自社サービスに興味を持ってくれた人も結構いた。でもまた今回も反省するポイントがいっぱい・・・。アンケートにも会場の窮屈さに不満の声が書かれていた。

気持ちばかり焦って疲れ切っていたら、先輩が声をかけてくれた。

「今日の一番の課題は、席のアテンドね。先に後ろの方から席が埋まってしまうと、前の方はどんどん座りづらくなってしまうから、できるだけ前から座ってもらえるようにアテンドしないとね。最前列ががら空きだと見た目も悪いし。何よりもお客様がリラックスして講演を聞けるような環境を心がけましょうね。」

「はい、席の前後にも通路を確保したつもりだったんですが、やっぱり狭くて、お客様に迷惑をかけてしまいました。すみません・・・。」

「でも、今日はよくがんばったね。セミナー当日はいろんなことが起こってしまうものだから、慌てたり焦ったりしてしまうものよ。それをいかに冷静に対処していくか、経験あるのみ!」

「はい!次回はもっと落ち着いて、全体に目が行き届くようにがんばります!」

こうして今回も失敗してしまったYだったが、一人前のマーケターになるべく、今日も少しずつ前進していくのであった・・・。