こんなケースありませんか？

展示会やセミナーでは、来場者や参加者にアンケートを実施する。
アンケートの項目はどうするべきか？また、個人情報利用目的の記述の仕方やそのパーミッションの取得方法など、毎回どうするべきか頭が痛い。

何に注意して、そして何を基準にアンケートを実施すれば営業に有効活用できる情報を得られるのだろうか？

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展示会やセミナーでアンケートを実施するときは、場所に合わせたアンケートの項目を選定、個人情報利用に関するパーミッションの取り方など注意するべき点はたくさんあります。

以下ポイントを抑えて検討してみては如何でしょうか？

1.アンケート内容について

a）展示会場でのアンケート

展示会場でアンケートを実施する場合、大量にアンケートを収集するため後の入力作業を考慮した項目設定が必要となる。フリーワード記入などをさせると入力費用が高くなるだけでなく、個人によって書き方が違うため後々使えない情報になってしまうこともある。つまり、選択式のアンケートで30秒程度で答えられる量が望ましいと言える。
またノベルティと引き換えにアンケートを実施する場合は、本音でアンケートに答えてくれる人はほとんどいないと考えた方がいいかも知れません。
展示会場で集めるアンケートは、収集した個人情報を今後活用するためのパーミッションをどうするかがポイントとなる。

b）セミナーでのアンケート

セミナー後にアンケートを実施する場合は、展示会に比べて比較的活用できる情報を取得できる可能性が高い。
A4、1枚程度のボリュームで、営業活動に役立つ情報を収集する。ここであまりセミナー講師に関する感想などを大量に収集しても、結局誰も使わない情報となってしまう。
設問項目は、直接的なニーズの把握だけでなく今後の営業活動に必要な情報を収集すると長期的に使える情報となる。
企業規模・ご本人の立場・企業の状況など、すぐ後の営業アプローチに活用するだけでなく、顧客データベースに持ち続けることで、後々役に立つ情報を収集すると、次のアクションでデータ抽出のキーワードに使えるようになる。

2.個人情報利用に関して

個人情報保護法の第18条に「取得に際しての利用目的の通知等」という条文がある。
この条文には、「個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない」とある。実はアンケートの最後に利用目的を明示しておけば、法律違反にはならないということを知らない人も多い。

そうは言っても、企業のポリシーによっては、「明示的に許可をとらなければならない」という企業も多数ある。パーミッション（許可）の取り方には、工夫が必要である。

• アンケートの一番下に、情報提供の許可という項目を設けて、チェックさせる
  → 一番一般的な方法だが、チェック漏れや拒否も多い

• アンケートの一番下に、利用目的を明記（E-Mail、Tel、Fax、郵送などで情報提供をすることに使います・・・。など）取得時からの最初のアプローチ時にパーミッションをとる。
  →　E-Mailでのパーミッション取得という方法も多い。
  （この場合はデフォルト「許可」が望ましい）

アンケートは直接ターゲットから様々な情報を収集できるチャンスです。「営業にとって役に立つ情報」ということを視野に入れ、いつも一定の項目で長期的に活用できる情報を収集してくことが望ましいといえるでしょう。